Bedrijfsvoering

Zoals gevisualiseerd hebben de verschillende projecten en initiatieven in 2022 te maken met het onder regie verbeteren van de datakwaliteit in onze op elkaar afgestemde basis-, bron en kernregistraties. Stuurinformatie wordt doorontwikkeld via ons Business Intelligence-platform. En dit alles binnen informatie en data omgeving die voldoet aan de wettelijke vereisten en waarbij een toets op ethiek en informatieveiligheid vanzelfsprekend is. Randvoorwaardelijk is dat we ook in 2022 ook de datavaardigheid van onze medewerkers verder zullen doorontwikkelen om ook echt informatiegestuurd te werken en deze ontwikkelingen in het dagelijkse werken te borgen. In 2022 zullen we bovendien het beleidsproces herijken en informatiegestuurd vormgeven om zo meer gefundeerd vanuit data te werken en doelstellingen meetbaar en realistisch te maken.

• Doorontwikkeling digitale werkomgeving, het  applicatie- en systeemlandschap . De ‘digitale transformatie’ staat vol in de aandacht bij de gemeente Venlo. Om onze gehele dienstverlening op peil toe houden, is de doorontwikkeling van o.a. onze digitale werkomgeving en het bijbehorende applicatielandschap in 2022 noodzakelijk. Binnen de gemeente Venlo is deze digitale transformatie ook steeds meer zichtbaar. Denk hierbij aan  geautomatiseerde dienstverleningsprocessen (o.a. digitale aangiften van huwelijken, overlijden, geboorten), de inzet van slimme technologieën bij het maken van luchtfoto’s, facturatie en het digitaal ondertekenen. In 2022 zullen we naast het vergroten van de functionaliteiten, de uitvoering van een aantal wettelijke taken verder digitaliseren en modern digitaal gaan ondersteunen. Denk hierbij aan het archiveren van burgerzakenproducten, digitaliseren proces meldingen openbare ruimte, gemeentelijke nieuwsbrieven, de factuurafhandeling en integrale sturing op audits en risico's.

2. Beheer en kwaliteit van de data

• Onze data moet voldoen aan open standaarden en veilig en betrouwbaar toegankelijk zijn. Ook willen we de vindbaarheid van data verbeteren in het belang van onze burgers en conform de wet open overheid. In 2022 focussen we ons op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken en houden van onze data voor de samenleving. Hierbij zullen we moeten voldoen aan nieuwe wetgeving namelijk  het besluit digitale toegankelijkheid en de wet digitale overheid. In 2022 zetten we diverse initiatieven door die een directe bijdrage leveren en voeren we een analyse uit om de meerjarige impact van deze samenhangende wetgeving beter te kunnen duiden en navolging te geven. Hierbij rust ook de taak om bij het verstrekken van informatie te voldoen aan informatieveiligheid en privacy wetgeving. Daarom zetten we in op software om het anonimiseren van documenten te vereenvoudigen.
• De diversiteit aan informatiestromen groeit, in brede zin zullen we ons informatiebeheer en onze archivering verder op orde moeten brengen en houden. Denk hierbij specifiek aan de reeds in 2021 gestarte implementatie en het verder borgen van een E-depot in 2022.Het gebruik van papieren dossiers zal verder worden teruggedrongen door het digitaliseren van de bodem- en milieudossiers. Bij inkomende en uitgaande communicatiekanalen zullen we de digitale informatie-uitwisseling stimuleren, waarbij we ons ook voorbereiden op de aankomende Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV).
• Ook gaan we met behulp van de inzet van WAA-medewerkers verder met het digitaliseren en beschikbaar stellen van ons analoge archief , conform de archiefwet. In 2022 bereiken we een mijlpaal door de overbrenging van de gemeentelijke archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te voltooien.
• Voor een goed lopende ambtelijke organisatie is het verder in de bedrijfsvoering randvoorwaardelijk om ook in 2022 de doorontwikkeling van goede monitoring en actuele stuurinformatie vorm te blijven geven. De verschillende onderdelen van de P&C-Cyclus zoals de kadernota, begroting, de jaarrekening, de VoRap en FinRap en de bijbehorende systematiek van de verantwoordingsgesprekken worden verder aangescherpt en werkprocessen en verantwoordelijkheden verder uitgelijnd. Dit om de inhoudelijke discussie met raad en college nog beter te kunnen voeren maar ook om de totstandkoming efficiënter te laten verlopen en de verschillende onderdelen nog beter op elkaar af te stemmen.
• De integrale aanpak datakwaliteit 2022 focus zich niet alleen op de benodigde stuurinformatie maar ook op de verbetering van de onderliggende datakwaliteit en het bijbehorende werkproces. Zonder de juiste datakwaliteit of een werkproces waarin de data juist wordt geregistreerd namelijk geen betrouwbare stuurinformatie

3. Mens en Organisatie

De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse en de programma's stelt hoge eisen en vraagt een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Dit uit zich binnen de programmalijn Mens en Organisatie in “harde” aspecten van structuren en processen en maar zeker ook “zachtere” aspecten als doorontwikkeling van de mens en bijbehorende gewenste houding en gedrag .
Ontwikkelopgave
Deze zachte en harde aspecten zullen in samenhang moeten worden doorontwikkeld waarbij we constateren dat de organisatie de afgelopen jaren verder op orde is gebracht. Er is er betere controle en sturing gerealiseerd zodat we kunnen spreken van een weerbare organisatie met een financieel gezonde basis. De  bedrijfsvoering is verder op orde, er zijn efficiencyslagen gemaakt en er is via het concept van programmatisch werken organisatorische duidelijkheid en focus aangebracht. De huidige context van de organisatie is echter dynamischer dan ooit en levert diverse nieuwe omvangrijke inhoudelijke uitdagingen op. Dit vraagt bovenop de gelegde basis om een volgende stap in de ontwikkeling, flexibilisering en professionalisering van de organisatie. Nodig om mee te kunnen veranderen met de omgeving en te flexibiliseren in het belang van de burger. De organisatie zal een volgende kwalitatieve slag moeten maken op diverse samenhangende generieke terreinen, denk hierbij aan het beleidsproces, leren en opleiden, innovatie van (dienstverlenings)processen, transparantie en toegankelijkheid en er is ruimte nodig voor substitutie van kwaliteiten en kwantiteit van personeel om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de nieuwe opgaven en gestelde doelen.
Naast deze volgende centrale ontwikkelbeweging van de organisatie als geheel, krijgt de doorontwikkeling via de programmalijn mens en organisatie in 2022 verder concreet vorm door:

• De over het boekjaar 2021 (in 2022) uit te voeren rechtmatigheidscontrole die in 2022 voor het eerst moet leiden tot een door de gemeente zelf af te geven financiële rechtmatigheidsverantwoording. Ter voorbereiding hierop alsmede het meer in control komen van onze organisatie zetten en ronden we de in 2021 doorgezette voorbereiding af met een passende en geborgde rechtmatigheidsverantwoording in 2022. Dit doen we met interventies t.a.v. de bijbehorende werkprocessen, verantwoordelijkheidsverdeling en het in inrichten van de benodigde ondersteuning.
• Uit de omgevingsanalyse blijkt dat het de bedrijfsvoering misschien wel de grootste uitdaging van de komende jaren is om de juiste mensen te vinden en te behouden en zo optimaal inzetbaar te krijgen. Dit zorgt ervoor dat op de P&O agenda van 2022 de volgende onderwerpen leidend zijn:

• Versterking arbeidsmarktpositie
• Strategische personeelsplanning en mobiliteit
• Vitaliteit en duurzaamheid (conform landelijke CAO)
• Permanent leren (bv digitale vaardigheden en programmatisch werken)
• Het werkplekconcept om dit aangesloten te houden bij de benodigde facilitering van medewerkers in het realiseren van de opgave.

• Concernbreed zal er aanvullend moeten worden geïnvesteerd om het procesmatig werken in de organisatie verder te professionaliseren. Dit met het doel om zo in 2022 de processen nog meer vorm te geven vanuit het perspectief van de klant en met aandacht voor de borging van de (wettelijk) benodigde en kwaliteitsbepalende bedrijfsvoeringsonderdelen in deze processen.
• De verdere verfijning en het (in)richten van het stuurhuis is een meerjarig traject waar we ook in 2022 verder op inzetten. Dit komt neer op de doorontwikkeling van leiderschap, de leidinggevende structuur en de zowel hiërarchische als programmatische manier van werken waar onze organisatie sinds 2018 mee is gestart. Dit moet zorgen voor dat het naadloze samenspel tussen programma en lijnmanagement verder wordt doorontwikkeld en bestendigd, zodat het realiseren van onze inhoudelijke doelen zo efficiënt en effectief mogelijk gebeurt. Dit in lijn met en door verdere adoptie van de geactualiseerde besturingsfilosofie, en wordt vormgegeven aan de hand van een MD traject.
• In navolging van de Visie op de (interne) klachtafhandeling zetten we in 2022 in op een professioneler en efficiënter verloop van de klachtenprocedure en het trekken van lessen die uit de klachtbehandeling voortkomen. Ook optimaliseren we de afhandeling van WOB-verzoeken en maken we het proces efficiënter. We spelen in op de Wet Open Overheid voor een actieve openbaarmaking van informatie door de organisatie.